Как мы внедрили 1С-Кабинет сотрудника и решили 4 проблемы наших бухгалтеров

В Простых решениях около 100 сотрудников. Зарплатный и кадровый учёт ведут наши консультанты по зарплате. То есть они работают и с клиентами, и с коллегами. 

Мы внедрили сервис 1С-Кабинет сотрудника именно для того, чтобы упростить решение кадровых вопросов внутри компании и облегчить работу консультантов по зарплате.

4 самые частые задачи, которые решали наши консультанты по зарплате

Справки для сотрудников: от 4 до 10 штук в месяц.
Обращались за ними кому как удобно: лично, по телефону, по почте, в мессенджерах. Работа с каждым сотрудником занимала 10–20 минут. С ростом числа сотрудников обработка таких обращений стала отнимать много рабочего времени.

Вопросы по информации в расчётных листках, которые было сложно обсуждать здесь и сейчас. Поэтому приходилось тратить время и восстанавливать цепочку обсуждения.

Согласование отпусков.
Приходилось прилагать дополнительные усилия, чтобы, с одной стороны, сохранить для сотрудников их гибкость планирования, а с другой — избежать неравномерной загруженности отделов.

Работа с удалёнными сотрудниками.
С ними нужно было подписывать различные кадровые документы удалённо.

Как изменилась работа после внедрения сервиса 1С-Кабинет сотрудника

Вопросы по остаткам отпусков решаются самостоятельно сотрудником без участия расчётного отдела.

Сотрудник в личном кабинете видит актуальный остаток отпуска на текущий день или на заданную дату.  Теперь для этого не нужно ходить в расчётный отдел. Соответственно, сотрудники расчётного отдела больше не тратят на это своё время.

Общение с сотрудниками происходит прямо в сервисе 1С-Кабинет сотрудника.

Если возникает вопрос по расчётным листкам, то обсуждение ведётся в рамках специализированного канала — теперь не нужно искать, где и когда задали вопрос по зарплате, всё в одном месте.

Вопросы с сотрудниками-удалёнщиками решаются без распечатки кадровых приказов, а с использованием сервиса КЭДО, который законодательно разрешён для подписания кадровых документов.

Сотрудник бесплатно получает Усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) в 1С:Кабинет сотрудника, которая потом хранится в этом же сервисе. И подписывает приказы прямо в сервисе кабинета. 

Освобождается время консультанта-расчётчика, так как раньше надо было распечатать и отправить по почте приказы на подпись. К тому же такой подход экономит деньги, ведь не нужно оплачивать почтовые отправления.

Настроили согласование отпуска по отделам. 

Исключили возможность ухода в отпуск сотрудника без согласования с руководителем. 

Наталья — сотрудник, который собирается в отпуск. Юлия — её руководитель, которая увидит заявление Натальи и согласует его.

Вячеслав — руководитель отдела, в столбике слева список сотрудников, которые согласовывают свой отпуск с ним.

Сотрудник формирует заявление на отсутствие прямо из кабинета сотрудника, его согласовывает непосредственный руководитель, бухгалтер-расчётчик видит его в программе.

Консультанту-расчётчику не надо быть постоянно в программе и следить за запросами. Если появилось какое-то новое заявление, то приходит оповещение на почту.

Результаты внедрения 1С-Кабинет сотрудника

Всю информацию по отпускам и расчётным листкам сотрудник видит в приложении на смартфоне. 

• Продуктивность расчётного отдела повысилась, так как они не отвлекаются на визиты сотрудников и поиск нужной информации. Все обсуждения по кадровым и зарплатным вопросам в одном месте.